VA-Power: Deine Superheldin im Homeoffice – und sie macht nicht mal deinen Kaffee!
Mal ganz ehrlich: Eine Assistentin zum Kaffee kochen? Diese Einstellung gehört zur Vergangenheit. Geh mit der Zeit, sonst gehst du mit der Zeit. Deine virtuelle Assistentin (VA) unterstützt dich als Expertin in deinem Business!
Gerade am Anfang deiner Selbstständigkeit ist es hilfreich, wenn du in bestimmten Bereichen mit einer VA zusammenarbeitest. Am Anfang der Selbstständigkeit prasseln so viele Themen auf dich ein, so dass du aus dem Lernen nicht mehr herauskommst. Als Coach musst du kein Marketing können. Hier kann dich eine virtuelle Assistentin unterstützen, die sich darauf spezialisiert hat.
Deiner selbstständigen virtuellen Assistentin musst du keinen Arbeitsplatz einrichten, praktisch, oder? Sie arbeitet Remote und hat meist schon gute Erfahrungen, wie die Kommunikation und die Zusammenarbeit funktionieren. Außerdem hast du so immer die Möglichkeit die Zeiten der Zusammenarbeit flexibel zu gestalten, ohne Arbeitsverträge anzupassen.
Dein Mehrwert
Ich habe es oben bereits angedeutet. Eine VA ist nicht nur sinnvoll, wenn du zu viele Aufgaben hast, sondern auch wenn du Aufgaben hast, wo du viel Zeit verlierst und dir Fachwissen aneignen musst.
Du weißt nicht genau, welche Aufgaben du abgeben sollst? Hier 3 Fragen, die du dir stellen darfst:
- Welche Aufgaben müssen nicht von dir erledigt werden?
- Welche Aufgaben magst du einfach nicht?
- Gibt es Tätigkeiten, die du noch nicht so gut kannst und viel Zeit dafür benötigst?
Solltest du dir unsicher sein, wird deine VA dich auch dazu beraten, wo und wie sie dich am besten unterstützen kann.
Durch die Entlastung einer Freelancerin kannst du dich auf deine Arbeit konzentrieren, die dir Spaß macht und der Grund ist, warum du dich selbstständig gemacht hast. Diese Aufgaben liegen dir am besten und rauben dir nicht so viel Kraft.
VA im Einsatz: Von Backoffice bis Social Media - was deine VA alles kann
Eine virtuelle Assistentin kann eine große Auswahl an Aufgaben für dich übernehmen. Achte hier auf die Spezialisierungen der VA. Hier eine Übersicht mit Beispielaufgaben, die du an eine virtuelle Assistentin abgeben kannst.
Im Backoffice Bereich sind es z. B. Recherche, Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Terminen, E-Mail Verwaltung, Stammdatenpflege und vorbereitende Buchhaltung.
Das Backoffice hört sich einfach an und wird leider oft unterbezahlt. Eine gute VA achtet auch auf gute Strukturen und wenn sie Backoffice Tätigkeiten anbietet, dann macht sie diese Aufgaben auch gerne. Was bringt dir ein Backoffice, wenn dort Chaos herrscht und du nichts findest? Unterschätze den Zeitaufwand und die Wichtigkeit von diesem Bereich nicht.
Im Marketing kannst du Aufgaben im Social Media Bereich, E-Mail Newsletter, Kurserstellung, Community Management, Flyer- und Visitenkartenerstellung oder Podcast abgeben.
Gerade im Bereich Social Media gibt es viele Veränderungen, die du im Blick haben musst. Auch der Aufbau deines Profils, eine Content-Strategie, angepasst an deine Zielgruppe, wird oft unterschätzt. Eine VA, die auf Social Media spezialisiert ist, kennst sich mit diesen Themen aus und wird dich dabei als Expertin unterstützen. So konnten bereits viele Coaches, Berater und Trainer im Social Media Bereich entlastet werden und erste Kunden gewinnen, weil sie Unterstützung einer Expertin haben.
Geheimtipp: Für Social Media benötigst du nicht viele Follower, nur die richtigen. Eine VA im Bereich Social Media hat mehr zu bieten, als einfach nur Beiträge posten.
Es kommen noch diverse andere Bereiche wie z. B. Datenschutz, Kundensupport, Website Erstellung, persönliche Aufgaben oder Eventplanung dazu.
Nicht jede VA kann größere Events planen oder kennt sich mit dem Datenschutz aus. Auch die Erstellung der Website ist nicht zu unterschätzen. Mit einer Expertin an deiner Seite, bekommst du die Aufgaben alle erledigt.
Es ist auch möglich, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, so hast du Unterstützung und kannst an den Projekten mitwirken, falls es dir schwer fällt, Aufgaben abzugeben.
Checkliste für eine erfolgreiche Zusammenarbeit
- Bedarfsanalyse: Entscheide, welche Aufgaben du abgeben möchtest (Die drei Fragen, die dir helfen können, habe ich oben mit dir geteilt).
- Budgetplanung: Lege dir für den Anfang ein Budget fest, so hast du deine Aufgaben im Blick.
- Kompetenz der VA: Suche dir eine VA, die Expertin auf ihrem Gebiet ist.
- Erstgespräch: Buche dir ein unverbindliches Erstgespräch, denn nicht nur das Fachwissen entscheidet, sondern auch, ob ihr menschlich zusammenpasst.
- Vertragliche Vereinbarungen: Schließe einen Vertrag ab. Deine VA wird Vorlagen dazu haben, oder mit AGB arbeiten.
- Onboarding und Einarbeitung: Ein Onboarding sollte zu jeder Zusammenarbeit mit einer VA dazu gehören, da viele Informationen ausgetauscht werden.
- Austausch und Feedback: Deine VA sollte offen für Kommunikation und Feedback sein.
So werdet ihr ein gutes Team
Du hast dich nach einem unverbindlichen Kennenlernen mit deiner VA für die Zusammenarbeit entschieden? Perfekt! Nun sollte es ein Austausch von Informationen geben. Umso transparenter ihr in den vereinbarten Bereichen zusammenarbeitet, umso weniger Rückfragen gibt es. Am Anfang braucht die virtuelle Assistentin sehr viele Infos, um sich in dein Unternehmen und deine Strukturen einzuarbeiten. Mit einem Fragebogen und einem Onboarding bereitet dich die VA auf die Zusammenarbeit vor und entlastet dich in kürzester Zeit. Die Kommunikationstools werden festgelegt und auch Zugangsdaten, falls erforderlich, ausgetauscht.
In der Zusammenarbeit werdet ihr individuelle Änderungen vornehmen können, so bleibst du flexibel und kannst Stunden reduzieren oder auch erhöhen. Du wirst schnell eine Entlastung spüren und deine Arbeit wird dir wieder leichter fallen.
Langfristige Zusammenarbeit mit deiner VA
Damit die Zusammenarbeit lange funktioniert und ihr ein gutes Team werdet, ist ein regelmäßiger Austausch sehr wichtig. Wie läuft die Kommunikation, fühlst du dich damit wohl? Benötigst du mehr Telefonate, oder ist der schriftliche Austausch z. B. über E-Mails oder einem Projektmanagement-Tool besser für dich? Eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe ist ebenso wichtig. Ihr seid Geschäftspartner und möchtet beide in der Zusammenarbeit wachsen und gemeinsam Ziele erreichen. Regelmäßiges Feedback von beiden Seiten ist eine gute Voraussetzung, um auch Unstimmigkeiten gleich zu klären und Prozesse zu optimieren.
Fazit
